Im Betrieblichen Eingliederungsmanagement fallen viele Informationen und Daten an. Teilweise müssen sogar Gesundheitsdaten offenbart werden, denn häufig ist eine Befassung mit der vorliegenden Erkrankung unumgänglich. Was ist dabei aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten? Welche Daten dürfen erhoben und verarbeitet werden? Rechtsanwalt Alexander Simon verrät es in Ausgabe 9/2022 von »Arbeitsschutz und Mitbestimmung«!
Im Rahmen des BEM werden personenbezogene Daten des oder der Betroffenen verarbeitet. Dazu gehören zunächst Grunddaten wie z. B. der Name des oder der Betroffenen und die Fehlzeiten.
Bei der Durchführung des BEM kommt es aber nicht selten auch zur Verarbeitung besonders sensibler Gesundheitsdaten, beispielsweise ärztlicher Diagnosen. Solche Gesundheitsdaten zählen zur besonders geschützten Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie dürfen nur in strengen Ausnahmefällen verarbeitet werden – etwa wenn eine Einwilligung des oder der Betroffenen vorliegt (§ 9 Abs. 2 a) DSGVO).
Welche Daten muss der Arbeitgeber an die Interessenvertretung weitergeben?
Der Arbeitgeber muss dem Betriebs- oder Personalrat die Grunddaten mitteilen, diesem also den Personenkreis nennen, der für ein BEM in Betracht kommt. Schließlich hat der Betriebs- bzw. Personalrat darüber zu wachen, dass der Arbeitgeber seine Pflichten nach § 167 SGB IX erfüllt. Das gilt selbst dann, wenn der oder die betroffene Beschäftigte der Weitergabe dieser Daten nicht zugestimmt hat.
Alle über die Grunddaten hinausgehenden Informationen, z. B. Gesundheitsdaten wie die Art und Schwere der Krankheit oder auch den Inhalt der Antworten der Beschäftigten auf ein ihnen angebotenes BEM, darf der Betriebs- oder Personalrat nur erhalten, wenn eine Einwilligung des oder der Betroffenen vorliegt.
Einwilligung der Betroffenen
Grundsätzlich erfordern alle Vorgänge zur Datenverarbeitung im BEM die Einwilligung der betroffenen Person. Davon ausgenommen ist nur die Erhebung der Arbeitsunfähigkeitszeiten um festzustellen, ob der Sechs-Wochen-Zeitraum des § 167 SGB IX vorliegt und nach dem Gesetz ein BEM anzubieten ist. Die Einwilligung muss freiwillig erteilt werden. Zwar sind mit der in einem (abhängigen) Beschäftigungsverhältnis erklärten Einwilligung stets Bedenken hinsichtlich der Freiwilligkeit verbunden. Bei der Durchführung eines BEM kann aber in aller Regel von der Freiwilligkeit ausgegangen werden, da Beschäftigte und Arbeitgeber in den überwiegenden Fällen das gleiche Ziel verfolgen: die Wiedereingliederung des oder der Betroffenen und die dauerhafte Sicherung des Arbeitsverhältnisses.
Die Einwilligung muss schriftlich erteilt werden und ist jederzeit ohne Nennung von Gründen widerruflich. Sie kann allerdings nur wirksam erteilt werden, wenn der Arbeitgeber vor Beginn des BEM seiner Hinweis- und Aufklärungspflicht nachgekommen ist. Der Arbeitgeber muss den oder die Betroffene daher zunächst über die folgenden Punkte informieren:
- formeller Ablauf des BEM-Verfahrens, Grundsätze des BEM-Suchprozesses, beteiligte Stellen und Personen
- Ziele des BEM-Verfahrens
- Art und Umfang der hierfür zu verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Zweck der Datenverarbeitung, strikte Zweckbindung der verwendeten Daten für das BEM, beschränkter Zugang des Arbeitgebers zu den Daten
- Freiwilligkeit: Möglichkeit der Verweigerung der Teilnahme am BEM, Widerruflichkeit der Zustimmung und der Einwilligung, Hinweis auf Maßregelungsverbot bei Nichteinwilligung nach § 612a BGB oder der Weigerung, Art, Ausmaß und Hintergründe der Erkrankung zu offenbaren
- technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten (z. B. Zugriffsrechte, -beschränkungen)
- Mitwirkungsobliegenheit im eigenen Interesse der betroffenen Person, sich mit Gesichtspunkten und Lösungsvorschlägen aktiv in den ergebnisoffenen, kooperativen und unverstellten Suchprozess einzubringen
- Maßnahmen zur Umsetzung der Vertraulichkeit und Informationen zur Schweigepflicht der BEM-Akteure einschließlich der ärztlichen Schweigepflicht des Betriebsarztes, Dokumentationspflichten des Arbeitgebers
- Rechtsfolgen bei erteilter Zustimmung bzw. Nichtzustimmung bzw. Widerruf der Einwilligung
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